ماذا لو كان عقد تأسيس شركتك هو سر نجاحها أو فشلها؟ الكثيرون يتعثرون هنا لذلك أنا ناجي العصيمي وهنا لأضمن أن تكون قصتك هي قصة نجاح معي سأعلمك كيفية عمل عقد تأسيس شركة ليس فقط كوثيقة قانونية بل ايضا كدرع يحمي طموحك و لنبدأ معا في بناء المستقبل.
أنواع الشركات التي تتطلب عقد تأسيس:
الشركة ذات المسؤولية المحدودة (LLC):
الشكل الأكثر شيوعا وتتألف من شريك واحد أو أكثر و تتميز بأن مسؤولية الشركاء فيها تكون محدودة تماما بقدر حصصهم في رأس المال هذا يعني أن الأصول الشخصية للشركاء تكون في مأمن من ديون الشركة والتزاماتها مما يجعلها الخيار المفضل للمشاريع الصغيرة والمتوسطة والكبيرة على حد سواء.
شركة المساهمة:
هي شركة رأس مالها مقسم إلى أسهم متساوية القيمة وقابلة للتداول وتناسب هذه الشركة المشاريع الضخمة التي تتطلب رؤوس أموال كبيرة و تخطط لطرح أسهمها للاكتتاب العام مستقبلا و مسؤولية المساهم فيها تكون محدودة فقط بقيمة الأسهم التي يمتلكها.
شركة التضامن:
هي شركة أشخاص تقوم على الاعتبار الشخصي والثقة المتبادلة بين الشركاء و في هذا النوع يكون الشركاء مسؤولين بشكل شخصي غير محدود وتضامني عن جميع ديون الشركة والتزاماتها و هذا يعني أنه يمكن الرجوع على الأموال الخاصة لأي شريك لسداد ديون الشركة.
شركة التوصية البسيطة:
تتكون من فريقين من الشركاء شركاء متضامنون (مسؤولون بشكل غير محدود عن ديون الشركة) وشركاء موصون (مسؤوليتهم محدودة بقدر حصصهم في رأس المال ولا يشاركون في الإدارة).
شركة الشخص الواحد:
هي ليست نوعا مستقلا بحد ذاته بل هي شركة ذات مسؤولية محدودة أو شركة مساهمة وشركة الشخص الواحد يملكها شخص واحد فقط سواء كان شخصا طبيعيا أو اعتباريا و تتمتع هذه الشركة بذمة مالية مستقلة تماما عن الذمة المالية لمالكها.
كيفية عمل عقد تأسيس شركة:
1- الاتفاق المبدئي بين الشركاء:
قبل أي خطوة رسمية يجب أن يجتمع الشركاء للاتفاق على كافة التفاصيل الجوهرية للمشروع مثل النشاط، رأس المال، توزيع الحصص، ومن سيتولى الإدارة.
2- حجز الاسم التجاري:
تتم هذه الخطوة إلكترونيا عبر منصة وزارة التجارة حيث يتم اقتراح أسماء تجارية والتأكد من عدم استخدامها مسبقا.
3- صياغة مسودة العقد:
بناء على الاتفاق المبدئي يتم إعداد مسودة عقد التأسيس التي تتضمن كافة البيانات والشروط.
4- التوثيق الإلكتروني:
بعد الانتهاء من المسودة يتم رفعها على منصة المركز السعودي للأعمال و توثيقها الكترونيا من قبل جميع الشركاء عبر منصة النفاذ الوطني أبشر.
5- سداد الرسوم وإصدار السجل:
بعد التوثيق تصدر فاتورة موحدة بالرسوم الحكومية و فور سدادها يتم إصدار السجل التجاري للشركة بشكل فوري وبذلك تكتسب الشركة شخصيتها الاعتبارية وتصبح قادرة على ممارسة أعمالها.
المتطلبات القانونية لإعداد عقد تأسيس شركة:
- الأهلية القانونية للشركاء: يجب أن يكون جميع الشركاء كاملي الأهلية القانونية أي بلغوا سن الرشد (18 عاما) وغير محجور عليهم.
- تعدد الشركاء (حسب نوع الشركة): تتطلب معظم الشركات وجود شريكين على الأقل باستثناء شركة الشخص الواحد.
- مشروعية الغرض: يجب أن يكون النشاط أو الغرض الذي تأسست من أجله الشركة مشروعا و متوافقا مع الأنظمة واللوائح المعمول بها في المملكة.
- تقديم الحصص: يجب على كل شريك تقديم حصته في رأس المال سواء كانت حصة نقدية (مبلغ مالي) أو حصة عينية (أصول مثل عقار، معدات، براءة اختراع). في حال كانت الحصة عينية يجب تقييمها من قبل مقيم معتمد.
- نية المشاركة: يجب أن تتوفر لدى جميع الشركاء نية واضحة وصريحة للمشاركة في المشروع وتحمل مخاطره واقتسام أرباحه وخسائره.
المستندات اللازمة لإعداد العقد:
- للمواطنين السعوديين صورة واضحة وسارية المفعول من الهوية الوطنية.
- لمواطني دول مجلس التعاون الخليجي صورة من الهوية الوطنية الخليجية أو جواز السفر.
- للمقيمين في السعودية صورة من بطاقة الإقامة سارية المفعول.
- للمستثمرين الأجانب (غير المقيمين) صورة من جواز السفر.
- إذا كان الشريك شركة أجنبية، فيلزم تقديم نسخة من سجلها التجاري وعقد تأسيسها مصدقة من السفارة السعودية في بلدها.
- إثبات العنوان الوطني حيث يجب أن يكون لدى كل شريك (سعودي أو مقيم) عنوان وطني مسجل لدى البريد السعودي “سبل”.
- معلومات التواصل ارقام هواتف وبريد إلكتروني لجميع الشركاء لاستلام إشعارات التوثيق.
صياغة عقد التأسيس خطوة بخطوة:
1- استخدام النماذج الاسترشادية:
توفر وزارة التجارة نماذج عقود تأسيس استرشادية لكل نوع من أنواع الشركات. من الحكمة البدء بهذه النماذج كنقطة انطلاق لضمان عدم إغفال أي بند قانوني أساسي.
2- تعبئة البيانات الأساسية:
ابدأ بملء المعلومات الأولية التي تم الاتفاق عليها مسبقا مثل الاسم التجاري المحجوز و عنوان المقر الرئيسي وأسماء الشركاء وبياناتهم.
3- تحديد رأس المال وتوزيعه:
قم بتحديد إجمالي رأس مال الشركة بدقة بعد ذلك حدد عدد الحصص التي يملكها كل شريك وقيمتها الاسمية وتأكد من أن مجموع الحصص يساوي إجمالي رأس المال.
4- صياغة بنود الإدارة والصلاحيات:
هذا الجزء من أهم أجزاء العقد يجب تحديد من هو مدير الشركة (أو المديرين) ومدة تعيينه وصلاحياته بشكل مفصل ودقيق و هل يحق له الاقتراض باسم الشركة؟ هل يحق له بيع أصولها؟ كل هذه الأمور يجب أن تكون واضحة.
5- تحديد آلية اتخاذ القرارات:
يجب أن يوضح العقد النصاب القانوني اللازم لصحة اجتماعات الشركاء والأغلبية المطلوبة لاتخاذ القرارات المختلفة سواء كانت قرارات تشغيلية عادية أو قرارات جوهرية تتطلب موافقة أغلبية أعلى (مثل تعديل العقد أو حل الشركة).
6- إضافة الشروط الخاصة:
يمكن للشركاء إضافة أي شروط خاصة أخرى لا تتعارض مع النظام العام مثل وضع قيود على بيع الحصص لأطراف خارجية أو تحديد الية مفصلة لتقييم الحصص عند تخارج أحد الشركاء.
7- المراجعة النهائية:
قبل التوثيق يجب على جميع الشركاء قراءة كل بند في العقد بعناية فائقة والتأكد من أنه يعكس اتفاقهم بشكل كامل ودقيق.
البيانات الأساسية الواجب تضمينها في العقد:
- اسم الشركة: الاسم التجاري المعتمد.
- المركز الرئيسي للشركة: العنوان التفصيلي المسجل.
- غرض الشركة: قائمة تفصيلية بالأنشطة التجارية التي ستمارسها الشركة.
- رأس المال: المبلغ الإجمالي لرأس المال و عدد الحصص و القيمة الاسمية لكل حصة وتوزيع الحصص بين الشركاء.
- أسماء الشركاء: مع جميع بياناتهم الشخصية (رقم الهوية، العنوان، الجنسية).
- مدة الشركة: تحديد ما إذا كانت الشركة محددة المدة أم غير محددة.
- إدارة الشركة: أسماء المديرين و صلاحياتهم ومدة إدارتهم.
- قرارات الشركاء: النصاب القانوني للاجتماعات والأغلبية المطلوبة للقرارات.
- توزيع الأرباح والخسائر: النسبة المئوية لكل شريك.
- السنة المالية: تحديد تاريخ بداية ونهاية السنة المالية للشركة.
- إشعارات الشركاء: تحديد طريقة تبليغ الشركاء بالدعوة للاجتماعات.
- حل الشركة وتصفيتها: تحديد الحالات التي يتم فيها حل الشركة والإجراءات المتبعة لتصفيتها.
تسجيل عقد التأسيس لدى الجهات الرسمية:
بعد الانتهاء من صياغة العقد والتأكد من اكتمال بياناته تأتي مرحلة التسجيل الرسمي التي تمنح الشركة وجودها القانوني. تتم هذه العملية إلكترونيا بالكامل عبر الخطوات التالية:
1- الدخول إلى منصة المركز السعودي للأعمال:
هذه هي البوابة الرقمية الموحدة لجميع خدمات تأسيس الشركات في المملكة.
2- تقديم طلب تأسيس الشركة:
يتم اختيار خدمة تأسيس شركة وتعبئة جميع الحقول المطلوبة في النموذج الإلكتروني ثم رفع نسخة من مسودة عقد التأسيس.
3- الموافقة والتوثيق الإلكتروني:
يقوم النظام بإرسال إشعار لجميع الشركاء عبر رسائل نصية. يدخل كل شريك إلى الخدمة عبر حسابه في أبشر (النفاذ الوطني الموحد) للموافقة على العقد وتوثيقه إلكترونيا هذا التوثيق يحل محل الحضور الشخصي لدى كاتب العدل.
4- سداد الفاتورة الموحدة:
بعد موافقة جميع الشركاء تصدر فاتورة إلكترونية موحدة تشمل جميع الرسوم المطلوبة من رسوم وزارة التجارة، رسوم النشر الإلكتروني لعقد التأسيس ورسوم الاشتراك في الغرفة التجارية للسنة الأولى.
5- إصدار السجل التجاري:
بمجرد تأكيد عملية السداد يتم إصدار السجل التجاري للشركة ورقم عضويتها في الغرفة التجارية بشكل فوري. يمكن طباعة هذه الوثائق مباشرة من المنصة.
شروط تعديل عقد التأسيس مستقبلا:
الحصول على موافقة الشركاء:
الشرط الأساسي هو موافقة الشركاء على التعديل يتم ذلك من خلال عقد اجتماع للشركاء والتصويت على القرار و يجب تحقيق النصاب والأغلبية المنصوص عليها في عقد التأسيس و إذا لم ينص العقد على أغلبية معينة فإن موافقة جميع الشركاء تكون مطلوبة.
صياغة قرار تعديل أو عقد تعديلي:
يتم إعداد وثيقة رسمية توضح المواد التي تم تعديلها في عقد التأسيس ونصها الجديد.
التوثيق الرسمي للتعديل:
يتم اتباع نفس الإجراءات الإلكترونية المتبعة عند التأسيس حيث يتم رفع قرار التعديل على منصة وزارة التجارة وتوثيقه من قبل الشركاء ثم سداد الرسوم لإصدار سجل تجاري محدث.
أخطاء شائعة عند إعداد عقد التأسيس:
عدم وضوح غرض الشركة:
كتابة أغراض عامة مثل “التجارة العامة” قد يعيق الحصول على تراخيص متخصصة ويسبب مشاكل مع البنوك يجب تحديد الأنشطة بدقة ووضوح.
إهمال آلية حل النزاعات:
عدم وضع آلية واضحة ومحددة لحل الخلافات بين الشركاء (مثل اللجوء إلى التحكيم) يمكن أن يؤدي إلى شل حركة الشركة تماما عند وقوع أول خلاف جدي.
منح صلاحيات مطلقة للمدير:
إعطاء المدير صلاحيات غير محدودة دون رقابة أو موافقات مسبقة في القرارات الكبرى (مثل الاقتراض بمبالغ كبيرة أو بيع أصول الشركة) قد يعرض الشركة ومصالح الشركاء الآخرين لخطر كبير.
التقييم غير الدقيق للحصص العينية:
عند مشاركة أحد الشركاء بأصل عيني (عقار، معدات، علامة تجارية) يجب تقييمه بشكل إلزامي من خلال مقيم معتمد من الهيئة السعودية للمقيمين المعتمدين (تقييم) وإلا كان التقييم باطلا.
الاعتماد الكلي على النماذج الجاهزة دون تخصيص:
النماذج الجاهزة ممتازة كنقطة بداية، لكنها لا تعالج الحالات الخاصة ولا تحمي المصالح الفريدة لكل شراكة و عدم تخصيصها يعتبر ثغرة قانونية خطيرة.
التزامات الشركة بعد تسجيل العقد:
فتح حساب بنكي باسم الشركة:
يجب فتح حساب بنكي تجاري باسم الشركة لإيداع رأس المال (إذا كان نقديا) وبدء معاملاتها المالية بشكل مستقل.
التسجيل في الجهات الحكومية مثل:
- هيئة الزكاة والضريبة والجمارك: يجب تسجيل الشركة خلال 60 يوما من تاريخ صدور السجل التجاري للتسجيل في الزكاة أو ضريبة الدخل وكذلك التسجيل في ضريبة القيمة المضافة إذا بلغت الإيرادات حد التسجيل الإلزامي.
- المؤسسة العامة للتأمينات الاجتماعية: يجب تسجيل المنشأة وإضافة جميع الموظفين (سعوديين وغير سعوديين) في نظام التأمينات الاجتماعية.
إصدار التراخيص التشغيلية:
بناء على نشاط الشركة قد يتطلب الأمر الحصول على تراخيص إضافية من جهات حكومية أخرى (مثل هيئة الغذاء والدواء، وزارة السياحة، الهيئة العامة للإعلام المرئي والمسموع، وغيرها).
الالتزامات المحاسبية:
يفرض نظام الشركات على الشركة مسك دفاتر محاسبية دقيقة ومنتظمة وإعداد قوائم مالية سنوية (ميزانية عمومية، قائمة دخل) وفقا للمعايير المحاسبية المعتمدة في المملكة.
إيداع القوائم المالية:
يجب على الشركة إيداع قوائمها المالية المعتمدة من محاسب قانوني سنويا عبر منصة قوائم.
دور المحامي في مراجعة وصياغة العقد:
- ضمان الامتثال الكامل للنظام: يتأكد المحامي من أن كل بند في العقد يتوافق مع أحدث نسخة من نظام الشركات السعودي واللوائح التنفيذية والقرارات الوزارية ذات الصلة.
- حماية حقوق ومصالح الشركاء: يقوم المحامي بصياغة بنود دقيقة ومتوازنة تنظم العلاقة بين الشركاء وتوضح حقوق والتزامات كل طرف وتحمي حقوق الأقلية.
- صياغة بنود استراتيجية: يساعد المحامي في وضع بنود استراتيجية تعالج أمورا مستقبلية هامة مثل آلية زيادة رأس المال، شروط دخول مستثمرين جدد و آلية تقييم الحصص عند التخارج وحقوق الشفعة بين الشركاء.
- توضيح المخاطر القانونية: يقوم المحامي بتنبيه الشركاء إلى أي مخاطر قانونية أو تجارية قد تنشأ من بنود معينة في العقد ويقترح حلولا لتجنبها أو التخفيف من آثارها.
- تخصيص العقد ليعكس طبيعة المشروع: بدلا من الاعتماد على القوالب العامة، يعمل المحامي على فهم طبيعة المشروع والشراكة ويقوم بتصميم عقد مخصص يعكس رؤيتهم واتفاقاتهم الخاصة بشكل دقيق.
عقود تأسيس الشركات المخصصة لم تعد رفاهية قانونية، بل ضرورة لحماية كيان الشركة منذ لحظة التأسيس. فالصياغة الاحترافية لا تقتصر على كتابة بنود قانونية سليمة فحسب، بل تضمن ترجمة اتفاق الشركاء إلى عقد واضح، محكم، وقابل للتنفيذ دون ثغرات أو تفسيرات متعارضة مستقبلاً. ومن خلال خدمة صياغة العقود لدي المحامي ناجي العصيمي، يحصل الشركاء على عقد مُعد خصيصًا لطبيعة نشاطهم وأهدافهم الاستثمارية، يراعي الأنظمة السعودية بدقة ويقلل احتمالات النزاع ويعزز استقرار الشركة ونموها بثقة وأمان قانوني.
الأسئلة الشائعة:
هل يمكن إعداد عقد تأسيس شركة إلكترونيًا دون الحضور الشخصي؟
نعم بالتأكيد أصبحت عملية تأسيس الشركات في السعودية إلكترونية بالكامل عبر منصة المركز السعودي للأعمال ويتم توثيق العقد من جميع الشركاء عن بعد باستخدام حساباتهم في منصة أبشر (النفاذ الوطني الموحد).
ما الفرق بين عقد تأسيس شركة فردية وشراكة محدودة؟
الشركة الفردية هي مصطلح قديم يشير للمؤسسة الفردية التي لا تتمتع بشخصية اعتبارية مستقلة. أما الشراكة المحدودة (الشركة ذات المسؤولية المحدودة) فهي كيان قانوني مستقل عن ملاكه ومسؤوليتهم محدودة بحصصهم في رأس المال و الشكل الحديث والأكثر حماية هو شركة الشخص الواحد ذات المسؤولية المحدودة.
هل يمكن إضافة شريك جديد بعد توقيع العقد الأصلي؟
يمكن ذلك وتتطلب العملية موافقة الشركاء الحاليين ثم إعداد عقد تعديل لزيادة رأس المال وإدخال الشريك الجديد وتوثيق هذا التعديل رسميا لدى وزارة التجارة.
هل يلزم وجود شهود أو توثيق رسمي عند توقيع العقد؟
لا يلزم وجود شهود أما التوثيق الرسمي فهو إلزامي ولكنه لم يعد يتطلب الحضور لدى كاتب عدل. التوثيق الآن يتم إلكترونيا عبر موافقة الشركاء من خلال منصة النفاذ الوطني الموحد (أبشر) ويعتبر هذا التوثيق الإلكتروني بمثابة التوثيق الرسمي والنهائي.
عقد تأسيس الشركة رحلة تتطلب الدقة والمعرفة و باتباع الخطوات المذكورة في هذا الدليل تكون قد وضعت أساسا متينا لنجاح مشروعك و تذكر دائما أن الاستثمار في استشارة قانونية متخصصة في البداية هو أفضل وسيلة لتجنب نزاعات مكلفة في المستقبل وضمان استمرارية عملك ونموه بثقة وأمان.
